Né dans les années 1990-2000, le concept du flex office revient sur le devant de la scène grâce à l’évolution des technologiques numériques, à la démocratisation du travail nomade et du télétravail. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir nos 8 conseils pour aménager un bureau flex office de manière efficace et opérationnelle.
Le bureau « flex office » : une méthode organisationnelle qui favorise la flexibilité et la productivité
Le concept du « flex office » fait référence à une méthode organisationnelle qui permet aux collaborateurs d’une entreprise de choisir librement leur espace de travail en fonction de leur emploi du temps, de leur projet ou de leur besoin. Autrement dit, les employés ne disposent pas de poste de travail fixe ou attitré.
De nos jours, « flexibilité » et « adaptabilité » sont devenues des mots d’ordre pour les entreprises. Face aux bouleversements technologiques, économiques et sociaux, les entreprises doivent faire preuve de souplesse afin de rester compétitives dans une société en constante évolution. De plus, la crise sanitaire mondiale du COVID-19 a incité les entreprises à repenser leur modèle économique (télétravail des salariés, réorganisation de l’espace de travail …) en vue de s’adapter aux diverses contraintes, accélérant ainsi la transition vers des méthodes d’organisation de travail plus flexible.
Par ailleurs, les travailleurs de la nouvelle génération souhaitent dorénavant collaborer avec des entreprises à la politique de travail plus souple (horaire flexible, condition de travail adapté, autonomie dans la gestion des projets etc …), ce qui contribue à améliorer le bien-être, la motivation et la productivité.
Selon une étude réalisée par Deskeo, 55 % des entreprises françaises songeraient à adopter le concept du « flex office », estimant pour plus de la majorité d’entre elles, que ce mode de fonctionnement offrirait une « meilleure expérience humaine » entre les membres de l’équipe.
(Source d’information : Deskeo.com)
Comment aménager un bureau flex office de façon optimale ?
Conseil n°1 : Installer du mobilier de bureau ergonomique.
Le concept du flex office doit être mis en place de manière à garantir le bien-être et le confort des collaborateurs. Pour cela, il est essentiel d’investir dans du mobilier de bureau adapté conjuguant ergonomie et fonctionnalité.
Vous pouvez, par exemple, installer des bureaux spacieux pour permettre à vos collaborateurs d’avoir suffisamment d’espace pour mener à bien leur travail. De plus, le caractère évolutif de certains modèles de bureau (bureau ajustable en hauteur, équipement modulable, rangement personnalisable, …) est également appréciable, car ils offrent une grande flexibilité à l’usage tout en permettant d’être facilement réajustés en vue de répondre aux exigences et contraintes de travail.
Pour compléter, les sièges de bureau ergonomiques sont spécialement conçus pour prévenir et soulager les douleurs lombaires. Généralement équipés d’un mécanisme d’ajustement et d’inclinaison, le fauteuil de bureau ergonomique s’adapte aisément à la morphologie de son utilisateur en plus d’offrir un confort optimal. Enfin, l’ajout d’un repose-pied pour bureau, bien qu’optionnel, peut être utile pour améliorer le confort, la posture et le bien-être du travailleur.
Conseil n°2 : Proposer des solutions de rangement pratiques.
Au sein d’une entreprise en flex office, proposer des solutions de rangement adaptées est indispensable dans la mesure où les collaborateurs ne disposent pas de bureau attitré. De plus, bien que cette méthode d’organisation prône la flexibilité, l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs, il est tout de même essentiel de maintenir un environnement de travail organisé pour évoluer dans de bonnes conditions.
Pour ranger leurs affaires personnelles en toute sécurité, des vestiaires ou des casiers à rangement individuels peuvent être mis à disposition de chacun des employés.
Au sein même des espaces de travail (individuels ou collectifs), des armoires mi-hauteur ou des consoles à rangement peuvent être disposées de part et d’autre de la pièce afin d’y ranger documents de travail ou fournitures de bureau. Certains rangements de bureau sont même équipés d’un support à dossiers suspendus pour classifier les documents de manière ordonnée, en plus d’offrir un accès facile et rapide.
Enfin, les caissons à rangement sur roulettes sont une excellente alternative pour les espaces de travail flexibles. Légers, maniables et fonctionnels, ils se déplacent très facilement d’une pièce à l’autre tout en offrant une solution de rangement optimale.
Conseil n°3 : Délimiter les espaces de travail pour mieux aménager un bureau flex office.
Malgré la grande liberté qu’offre le concept du flex office, il est tout même nécessaire de définir des zones de travail claires et distinctes afin de maximiser la productivité et le bien-être des collaborateurs. Pour ce faire, il existe plusieurs solutions :
- Les paravents de séparation ;
- Les cloisons fixes ou amovibles ;
- Les panneaux de séparation acoustique ;
- Les statues de décoration ou les plantes vertes artificielles ;
- Les meubles de bureau polyvalents (faisant office de rangement pratique et de séparateur entre les différents postes de travail).
Par ailleurs, certains éléments de décoration tels que les tapis d’intérieur peuvent être utilisés de façon détournée pour aider à définir les différentes zones de travail. Par exemple, en utilisant un tapis de couleur différente pour représenter chaque pôle / activité de l’entreprise.
Délimiter de manière claire les différents espaces de travail contribue, d’une part, à renforcer le besoin d’intimité et de confidentialité des collaborateurs. D’autre part, cela leur permet de discerner plus facilement les différents espaces à exploiter en fonction de la nature de leur activité ce qui aide, par la même occasion, à mieux comprendre la politique de travail de l’entreprise.
Conseil n°4 : Alterner les espaces de travail individuels et collectifs.
Dans un environnement flex office, il est recommandé de proposer plusieurs alternatives en matière d’espaces de travail en vue de favoriser une approche plus fluide, spontanée et harmonieuse dans la gestion des projets.
Les espaces de travail individuels (bureau temporaire, alcôve acoustique, phonebox…) peuvent être mis à disposition des collaborateurs ayant besoin de travailler dans le calme et la concentration. En revanche, pour les travaux de groupe, les réunions d’équipe ou les sessions de formation, les espaces de travail collectifs (bureau partagé, zone de coworking, cellule acoustique de réunion …) seront très certainement plus adaptés, car ils permettent à chaque membre de l’équipe de communiquer librement sans risquer de déranger autrui.
En réservant un espace dédié à chaque activité de votre entreprise, vous offrez à vos collaborateurs la liberté de choisir l’environnement de travail qui leur convient le mieux, en fonction de leurs besoins et préférences. Cette approche contribue à améliorer la productivité, la créativité et le bien-être de vos employés.
Conseil n°5 : Aménager un bureau flex office c’est aussi créer un espace dédié à la détente.
En flex office, il peut parfois être complexe de trouver le juste équilibre entre productivité et bien-être. La création d’un espace détente est une solution idéale qui offre à vos employés une véritable parenthèse de bien-être, le temps d’une pause.
Vos collaborateurs pourront ainsi prendre le temps de se détendre, de se ressourcer ou d’échanger librement avec leurs coéquipiers. Et pour les plus discrets d’entre eux, vous pouvez prendre l’initiative d’aménager une « bulle de silence » pour lire ou se reposer en toute tranquillité.
Pour créer un espace de détente cosy, confortable et chaleureux vous pouvez installer de part et d’autre de la pièce des fauteuils, des canapés ou des poufs avec coussins, une table basse, un baby-foot, des jeux de société, une bibliothèque, des équipements de sport (tapis de yoga, haltères …), sans oublier la traditionnelle machine à café.
L’aménagement d’un espace détente améliore la qualité de vie au bureau, ce qui a pour conséquence de réduire le taux d’absentéisme et le risque de rotation du personnel, ce qui contribue à maintenir la santé et la stabilité de l’entreprise.
Conseil n°6 : Bien aménager un bureau flex office en Intégrant des dispositifs de correction acoustique.
Le bruit au travail entraîne des conséquences néfastes sur la santé des individus (stress, anxiété, irritabilité, trouble de la concentration, baisse de la productivité …), et le concept du flex office ne déroge pas à la règle.
Pour lutter contre ce fléau et créer un environnement de travail confortable, il est conseillé de mettre en place des dispositifs de correction acoustique incluant:
- Des panneaux acoustiques : ils peuvent être installés sur les murs ou au plafond afin de réduire les réverbérations sonores qui réfléchissent à travers la pièce. Il en existe de toutes les tailles, formes, couleurs et motifs pour s’adapter à la décoration intérieure de votre entreprise.
- Un revêtement de sol absorbant : moquette en laine minérale, dalle de sol acoustique, plancher flottant … les revêtements de sol acoustiques pour bureau sont spécialement conçus pour neutraliser les bruits parasites (pied de chaise, bruit de pas etc …).
- Des suspensions anti-bruit avec ou sans éclairage ou des dalles acoustiques pour plafond à insérer dans les faux plafond permettent de réduire efficacement les bruits ambiants.
- De la décoration acoustique : luminaire, totem acoustique, tableau, sculpture … Fabriquée à partir de matériaux absorbants, la décoration acoustique permet de réduire les nuisances sonores tout en offrant une touche esthétique.
- Du mobilier acoustique pour mieux absorber les ondes sonores: fauteuil acoustique, canapé acoustique et pouf acoustique.
Conseil n°7 : Agencer l’espace de travail de manière à faciliter l’utilisation de la technologie.
Investir dans du matériel informatique de qualité (ordinateur de bureau, tablette tactile, rétroprojecteur, imprimante/scanner …) est essentiel pour permettre à vos collaborateurs de travailler dans des conditions optimales.
Cependant, pour offrir à vos employés une expérience de travail agréable, l’espace doit être pensé dans son entièreté de manière à faciliter l’utilisation de la technologie numérique. En plus d’un mobilier de bureau ergonomique et hybride, capable d’être réajusté en fonction des besoins de l’utilisateur, vous devez également veiller à :
- Installer des prises électriques de manière stratégique pour assurer une connectivité optimale entre les différents postes de travail ;
- Intégrer des stations de charge sans fil pour faciliter le branchement des équipements informatiques (certains modèles de bureau sont notamment équipés d’une médiabox avec prise secteur, HDMI et USB) en cas de déplacement d’un poste à un autre ;
- Prévoir un système de vertèbre passe-câble afin d’éviter les fils encombrants et le risque de chute.
Conseil n°8 : Prévoir un espace de réunion adapté et fonctionnel.
Aménager un espace de réunion au sein d’un bureau flex office est essentiel pour permettre aux membres de l’équipe de se réunir pour échanger leurs idées ou collaborer ensemble sur les projets de l’entreprise.
Pour être pleinement opérationnel, l’espace doit comporter une table de réunion suffisamment grande pour accueillir tous les participants, ainsi que des sièges confortables et ergonomiques. Certains modèles de table de réunion disposent d’un plateau rabattable avec ou sans roulettes pour agencer et désagencer l’espace de manière efficace, en fonction de vos besoins.
Pour assurer le bon déroulement de la réunion, prévoyez notamment d’installer des équipements de présentation tels qu’un tableau blanc effaçable sur pied ou un rétroprojecteur, sans oublier des accessoires bureautiques pour la prise de notes.
Pour les réunions sensibles ou confidentielles, il est conseillé d’intégrer des éléments de correction acoustique qui vont se fondre harmonieusement dans le décor (panneaux acoustiques muraux, rideaux, moquette, totem décoratif …).